Com o processo de abertura de mercado, estabilização dos preços e otimização da qualidade, além da redução dos custos, os investimentos em projetos e programas de qualidade passaram a serem considerados prioridade absoluta para a maioria das empresas. Objetivam melhorar a competitividade de seus produtos, ao mesmo tem em que, através da plena satisfação dos consumidores cada vez mais exigentes, conquistar novas fatias de um mercado cada vez mais disputado.
Quando se conclui que é chegada a hora de investir na implementação de projetos e programas destinados à otimização da estrutura organizacional e da qualidade dos produtos da empresa, com redução de custos e, por conseqüência, aumentar sua competitividade na acirrada disputa pelo mercado, não se pode abrir mão de ferramentas de gestão eficazes como o 3Q1POC (Quem, Quando, Quanto, Porque, Onde, Como), especialmente quem deseja fazê-lo de forma organizada e bem estruturada. A não utilização de tais ferramentas pode resultar em desperdício de dinheiro e num retumbante fracasso.
Mas afinal, que ferramenta é esta? O 3Q1POC identifica-se com seis definições básicas:
Quem: são as pessoas escolhidas cuidadosamente para tocarem o projeto, definindo as ferramentas ideais, os cronogramas, a operacionalização, o adequado acompanhamento e a avaliação da execução das diferentes fases do projeto e suas ramificações dentro da empresa, a compilação de informações e dados necessários às avaliações, os critérios de avaliação, as correções de rotas, enfim, todas as variáveis inerentes ao projeto. São as cabeças pensantes que estarão à frente dos trabalhos desde a implantação do projeto até a avaliação final dos resultados;
Quando: são as definições sobre duração da implantação do projeto em todas as suas etapas, devendo contemplar as datas iniciais e duração de cada fase da execução, além da elaboração de cronogramas de implantação, execução, acompanhamento e as reuniões periódicas para avaliações e ajustes. Sem um cronograma bem estruturado a empresa fica sem rumo e os responsáveis pelo projeto, totalmente perdidos e sem elementos para avaliar se os resultados estão compatíveis com os definidos para cada etapa;
Quanto: quanto vai custar o projeto? Qual será o capital necessário para pô-lo em prática conforme foi concebido? A empresa terá os recursos suficientes e/ou disponíveis para arcar com os investimentos, nas datas previstas no cronograma? Todas estas questões devem ser previamente estudadas, antes do início da implantação do projeto. O orçamento deve ser muito bem planejado e minuciosamente elaborado e adequado à capacidade financeira da empresa, além de prever uma certa folga para eventuais ajustes necessários. Ou ela ficará sujeita ao risco de sérias turbulências no meio do caminho;
Porque: constatada a necessidade de se implantar um projeto desta natureza, os motivos devem ser minuciosamente explicados, enfatizando os principais pontos fracos da organização e os pontos fortes do projeto, que levarão a empresa a uma correção de rumos e ao sucesso. A avaliação destes pontos, os fracos e os fortes, e a definição de viabilidade em relação ao custo/benefício, darão aos dirigentes condições para decidir sobre a implantação. Todos os colaboradores devem estar convencidos da importância que o programa representa para todos e para a organização, para que ajudem e participem juntamente com a equipe do projeto;
Onde: a abrangência do projeto. Quais setores da empresa serão os mais afetados, os locais de maior relevância que deverão receber atenção especial durante a execução, quais atividades e departamentos da empresa serão os mais atingidos pelas mudanças, enfim, todos aqueles que, direta ou indiretamente estarão envolvidos com o projeto. São fatores de importância vital para o programa, devendo ser exaustivamente avaliados, para que todas as prioridades sejam corretamente definidas de acordo com as respectivas importâncias;
Como: de que forma acontecerá a implantação, a execução e a participação dos setores e dos colaboradores, quais serão os critérios para a escolha dos responsáveis, a delegação de poderes e a cobrança de resultados, quais serão os treinamentos necessários, os equipamentos, etc..., para que o projeto tenha êxito. Tudo deve ser minuciosamente estudado, para facilitar a escolha das alternativas ideais.
Ferramentas de gestão como o 3Q1POC não se presta apenas a implementação de projetos e programas organizacionais. Elas também são bastante eficientes quando utilizadas para o estabelecimento de metas e estratégias das empresas. O exemplo aqui colocado serve para dar uma visão sobre sua aplicabilidade em planejamentos, organização, detalhes e resultados. É indiscutível que o 3Q1POC se apresenta como uma arma de extrema eficiência quando se deseja desenvolver projetos de alta relevância, voltados a proporcionar grandes resultados para a empresa.
